サービス内容

製造業 I社様

通信・OA機器の全社一括購買・資産管理

課題は、膨大な業務量に対するお客様の工数不足

I社様では、OA機器および備品の調達やそれらの管理について、煩雑かつ広範囲にわたっていたため、担当者の工数を工面する課題をお持ちでした。
受発注に関する業務に従事する人員の確保や育成、マネジメントにかかる社員様の工数も急激に増しており、担当者本来の業務へ割り当てられるべき工数が不足する事態に陥っておりました。特に、購入申請書については、申請書とシステムでの二重申請となっており、担当者のみならず、エンドユーザーにおいても処理工数は肥大化していました。

変化するニーズにもスピーディに対応

BBSは、I社様のIT環境とビジネスニーズの変化に対応したサービスに対応し、業務の安定運用や、IT活用促進に貢献しています。
まずは、購入申請手順や管理方法を見直すことにより、大幅な作業効率化に成功しました。特に申請書をデータ化し、メール添付にて申請並びに上長の承認を実施する方法に変更し、エンドユーザーの負荷も同時に下がる効果も生み出すことができました。
また、スマートデバイス・携帯電話の購入申請窓口、発注窓口、料金体系管理、ネットワーク管理や、内線ネットワーク管理、グループ情報管理など、全ての業務において、単なるサポート業務にとどまらず、マニュアルの整備や業務管理などを徹底的に実施し、コストメリットの創出も行っています。
さらには、ヘルプデスクについては、スマートデバイス等の管理において、アプリ等の付随する情報も統合して管理することにより、故障対応や機種変更の対応をスムーズに実施する体制を構築しました。
上記の施策により、I社様担当者の工数を従来の約50%に削減することに成功し、エンドユーザーの満足度も向上する結果を生み出しました。

お客様の声を多角的に分析、改善提案

これらの施策により、業務知識の一元管理が可能となり、エンドユーザーへ使用コスト低減のためのアドバイス(コストがかからないスマートデバイスの機種変更のタイミングや社内での機器のリバッジ教授)を与えることも実現しました。この結果は、当初お客様の想定をはるかに上回る業務の効率化とコスト削減となりました。
また、問合せ管理については、故障対応、破損紛失照会対応に関する問い合わせから、改善要望、提供される情報に対する意見まで、寄せられたさまざまなお客様の声を集約し、分析も行っております。
BBSは、蓄積した膨大なログをもとに、改善すべき点をお客様の視点で多角的に検討し、引き続き改善提案をしています。