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Sansan株式会社様

Sansan株式会社様

BPO

高品質なBPOサービスで給与計算と社会保険に関わる業務の効率化に貢献

高品質なBPOサービスで給与計算と社会保険に関わる業務の効率化に貢献

お客様プロフィール


Sansan株式会社

  • 設立:2007(平成19年)年6月11日
  • 本社所在地:東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル
  • 従業員数:979名(2021年8月31日現在)
  • 事業内容:働き方を変えるDXサービス(クラウド名刺管理サービスなど)の企画・開発・販売
松島 徹氏

松島 徹氏

Sansan株式会社
人事部 労務グループ マネジャー

お客様の課題・要望

→委託先において給与計算や社会保険手続きに関する業務の正確性に課題
→チェックを行う労務担当スタッフの負担が急増

BBSの提案・サポート

→給与計算・社会保険手続き業務の双方で精度の高いBPOサービスを提供
→大半の業務をシステム化し、社内ルールの変更にも迅速に対応
→受託範囲の拡大を通じて今後の事業拡大・加速を支援

概要

「出会いからイノベーションを生み出す」というミッションのもと、名刺や請求書など紙の情報をデジタル化するクラウドサービスを展開し、成長を続けているSansan株式会社様。サービスの拡充にともなう社員数の増加によって、外部委託していた給与計算や社会保険関連業務のミスが目立ち始めてきたことから委託先の見直しに着手。複数の候補のなかから新たなパートナーとしてBBSを選定しました。BBSのBPOサービスは、業務負荷の軽減だけでなく、さらなる事業拡大に向けた社内体制の強化にもつながっています。

紙に書かれた情報を高精度でデジタル化する技術を核に事業を拡大

Sansan様は、紙に書かれた情報を高精度でデジタル化する技術を核に、企業のDXを促進する新たなサービスを創出・展開し、業績を急速に拡大させています。

2007年に提供を開始した法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」は、名刺を企業の資産に変えるという新たな価値を提案。2012年以来8年連続で業界シェア1位のサービスとなっています。個人向け名刺アプリ「Eight」も、無料で、かつ文字認識精度が高く、検索機能によって名刺データを活用しやすいといった特長が高く評価され、ユーザーは280万名を突破しています。また、2020年5月にはクラウド請求書受領サービス「Bill One」をリリースしました。紙、PDFなどの形態にかかわらず、あらゆる請求書をオンラインで受け取れる「Bill One」は、経理業務の効率化や、コロナ禍で急速に拡大したテレワークを支援するソリューションとして幅広い支持を集めています。

同社では、法人・個人のデジタル活用を加速するこうした事業やサービスを拡充していくために、エンジニアをはじめ、セールスやマーケティングなど幅広い職種で採用を活発化させています。その結果、社員数は3年前の約2倍、約500名から1,000名近くにまで増加しています。

社員増にともない給与計算や社会保険手続きに課題

会社設立から順調に事業・サービスを拡大してきた同社ですが、2018年頃から人事・労務部門では業務運営上の課題が顕在化していました。採用数を増やし、組織が急拡大したことにともない、外部に委託していた給与計算や社会保険手続きに課題が増加していたのです。

給与計算について同社は、月ごとの社員の出退勤や各種手当などのデータを取りまとめて委託先に提供し、集計した給与データを受領していました。その過程でチェックを行いますが、チェック体制の整備含め課題が山積みでした。

また、社会保険手続きについては、従来より社会保険労務士法人に委託していました。各種申請書類の作成など多くの業務をアウトソースしていましたが、ここでも業務精度を高める必要が生じていました。

人事部 労務グループ マネジャーの松島徹氏は当時を次のように説明します。
「毎月、何名もの新入社員を迎える当社では、入社の手続きや社会保険に関わる業務の手間は小さくありません。正社員とは給与の支払期日が異なる数100名のアルバイトもおり、当時、4名ほどの労務担当スタッフは常に多忙な状況にありました。加えて、委託先から提出された一人ひとりの給与データをチェックする手間も増したことで、このままでは業務がストップしかねないと危惧するようになりました」

松島 徹氏 Sansan株式会社 人事部 労務グループ マネジャー 松島 徹氏

事業の拡大を見据えて委託先の変更を決断

背景には、組織の拡大に合わせた社内制度の整備や給与・手当の拡充を矢継ぎ早に推し進めてきたこともありました。

「入社の手続きや社会保険に関わる業務負担がさらに増すことで、そのことが各種の制度変更、ひいては事業拡大の足かせになりかねないとの危機感を持つようになりました」(松島氏)

こうした課題を打開するために、同社は2018年に入り、業務ミスの削減と制度変更の迅速化という“守り”と“攻め”の両面の強化に向けて委託先の見直しを決断します。委託先の選定にあたっては、移行の工数やコストを抑えるために、従来の給与や勤怠データ・帳票類を変更せずに対応できること、業務の確実な遂行を確信できるに足る1,000名規模の受託実績があること、社内制度の変更に迅速かつ柔軟に対応できることなどを条件としました。

そして、将来の事業拡大を見据え、経理資料の作成や、時給者の有給休暇のサポートまで可能か、年末調整時のコールセンターを有しているかなど、詳細なヒアリングを候補企業に実施。同社が設定した条件を最も高いレベルで満たす委託先として最終決定したのがBBSでした。

対応のスピード感が「最速を目指す」企業文化に合致

委託先の選定過程において同社が高く評価したのが、BBSはBPOセンターにSEを常駐させており、各種の制度変更に迅速・柔軟に対応できる点です。

「新たな手当を設けるといった制度変更が生じた場合は給与システムの変更が必要になりますが、そのために要する期間は2カ月ほどです。加えて、面談の際にBBSは『システム変更が間に合わなければ手計算で何とか対応します』と約束してくれました。対応のスピード感が当社の企業文化と合致していると確信できたことが決め手になりました」(松島氏)

また、BBSはBPOセンターに社会保険労務士法人を併設しています。このため、BBSに委託すれば給与計算と社会保険手続きの両業務のプロセスが一元化され、さらなる業務効率化が見込めたことも選定理由の一つとなりました。

BBSでは、BPOサービスの提供に先立ち、給与計算業務を中心に入念なヒアリングを実施しました。同社ならではの手続きも含めて処理手順を明確化し、給与システムに反映させていきました。そして、パートナーに選定された2カ月後の2018年4月から運営を開始。これを機に、同社の負担は抜本的に削減されています。業務の正確性が担保され、チェックの手間もほとんどなくなりました。

「当社から提供するデータに誤りがなければ、給与計算でミスが発生することはありません。事前に気付けなかったイレギュラーな処理にも適切に対応してもらえますし、どのように処理したのか、その根拠も含めて示してくれますので安心してお任せしています。社会保険業務についても、退職や育児休暇などで各種手続きが日常的に発生しますが、BBSのダブルチェックにより、ミスや漏れが発生しにくい仕組みが整備されています」(松島氏)

窓口の一元化によって各種の指示も手間なく行えるようになったといいます。年金事務所などへの書類提出も併設の社会保険労務士法人が代行しており、「労務管理スタッフの数はほぼ変わっていませんが、社員の数が倍に増えても仕事に余裕が生まれました」と松島氏は説明します。

松島 徹氏

事業拡大・加速を管理業務面からサポートするパートナーとして

給与計算や社会保険関連の業務、および給与データをもとに経理部門の仕訳データの提供も開始し、人事部門および経理部門の業務効率化が進みました。精度と柔軟性の高さを確かめられたことで、同社は業務委託の範囲を徐々に広げてきました。例えば、ペーパーレス化の一環として、給与明細をインターネット経由で確認できるWeb明細サービスの利用も2019年1月から開始。加えて、以前は社員に紙で提出してもらい、自社で行っていたマイナンバーの管理もBBSに委託し、秘匿性の高いデータを安全に管理しています。これによって、紛失などによるリスクが低減されるとともに、業務の円滑化も実現しています。

「BBSのBPOサービスには業務精度と柔軟性の高さの両面でとても満足しています。今後、当社はさらに成長して、グループとしての飛躍もめざしています。そのなかにあって、業務効率化にとどまらず、事業の拡大・加速を支援するパートナーとして力を発揮してもらいたいと考えています」(松島氏)

先進的なクラウドサービスを提供するIT企業として、同社内ではペーパーレス化を求める声が高まっていることから、BBSが開発したツールを2021年中に導入し、年末調整の申告書を電子化する予定です。BBSは、給与計算や社会保険手続きなどの業務に関する広範な知見と、柔軟性の高いシステムを基盤に、同社の多様なニーズに応える高品質なBPOサービスを提供し続けていきます。

松島 徹氏

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