アンケート結果の自動処理を実現！　RPAで部門別集計からメール送付まで一括処理！

定期的なアンケートの集計業務は、形式は単純でありながら担当者にとって時間と注意力を要する業務です。
CSVの取得や集計、集計結果のメール送付といったルーティンは、小さな手間が積み重なり、結果として年間では大きな工数となります。
本コラムでは、毎週行われる健康状態アンケートの集計業務を自動化し、精度と効率を高めたある企業の事例を紹介します。

毎週の業務に潜む非効率

当該企業では全社向けの健康状態アンケートを毎週実施しており、これまでは、アンケート回答の格納から集計結果のメール送付までを人事部が行っていました。
FormsからCSVファイルをダウンロードし、Excelマクロで部門別に集計、さらに20部門分の送付先リストを確認して担当者別にメール送信するという一連の作業を手動で行っていました。

個々のプロセスは単純ですが、担当者にとっては時間と労力が掛かり、ヒューマンエラーにも気を付ける必要がありました。

RPA導入によるゼロタッチ化

この課題を解決するために実施したのが、RPAによる自動化です。
RPAは、Formsアンケート結果の格納から集計＆チェック、そして集計結果を抽出してメール送付するまでを一括で実行します。
これにより、毎週実施していた作業がゼロタッチで完了し、担当者は確認作業のみで済むようになりました。

【RPA導入のメリット】

精度向上

送付先や社員マスタの更新にも対応し、ヒューマンエラーを防止。

工数削減

月2時間の工数を削減し、担当者の負担を軽減。

価値ある業務に集中

単純作業に掛けていた時間をほかのより価値のある業務に充てられるようになる。

おわりに

今回はRPAを使ったアンケート集計と集計結果報告の自動化の事例を紹介しました。
毎週のちょっとした作業を自動化することで、日々細かな作業に追われることがなくなり、本来注力すべき価値ある業務に時間を割くことが可能になります。
もし「この作業をもう少し楽にできたらいいな」と思う瞬間があれば、ぜひ自動化という選択肢を思い出してください。

アンケート結果の自動処理を実現！ RPAで部門別集計からメール送付まで一括処理！