【事例】DX Suiteによるタイムカード情報の入力業務の効率化

皆さんは、タイムカードを使っていますでしょうか？
昨今Web打刻が普及しているものの、タクシー事業やバス事業、BPO事業の会社など、タイムカードで勤怠管理している会社も少なくありません。
各社員から提出されたタイムカードは内容を確認し、システムへ入力する必要があります。私も前職で対応した経験がありますが、「単純作業でしんどい」「ミスできないので神経がすり減る」「長時間作業になりがち」と負担な作業でした。

今回のコラムでは、AI-OCRの一種であるDX Suiteを活用し、タイムカード情報の入力業務を省力化する方法について紹介します！

毎月必ず発生するタイムカード情報の入力業務。
長時間の業務で、かつミスができないため、担当する社員には多大な負担が掛かります。

DX Suiteを使い、今まで手作業でやっていたタイムカード情報の入力業務を効率化してみましょう。
DX Suiteに読み込みたい項目を設定し、タイムカードをアップロードするだけで、打刻内容を電子データ化（CSV化）できます。
アップロードからCSV化まで、1枚につき30秒以下で完了します。
また自動学習機能をONにすることで、ローカルストレージ連携機能が使用できます。この機能はPCのフォルダーに格納されたタイムカードのアップロード、読み取り、CSV化、ダウンロードをDX Suiteが全自動で処理してくれる便利な機能です。ローカルストレージ連携機能を活用することで、さらなる効率化が実現できます。

タイムカードをスマホで撮影し、メールで送付してもらう。このような運用をしている場合、ありがちなのがタイムカードの写真が傾いている状態で送付されること。
DX Suiteは読み取りたい写真が傾いている場合、AIで補正し、正しい角度でタイムカードを読み取ってくれます。そのため人力で写真の向きを修正のうえ保存してから読み取る必要もありません。
ほかにも打刻時に一部変形した文字や手書きの文字であっても、人間が読み取れる文字であればDX Suiteはしっかり読み取ってくれます。

入力業務でのよくある悩みとして、転記ミスが挙げられます。人間が入力業務に従事する場合、一説によると1%の確率で転記ミスが発生するとされます。タイムカード情報の入力ミスが発生した場合、社員への給与の支払いに直接影響します。しかし念を入れて入力後に複数回セルフチェックすると、工数が多く掛かってしまいます。
DX Suiteに搭載されているAIモデル「Latest」にはPolySphere-4という基盤技術が搭載されています。このAIモデルでは平均99.6%の読み取り精度が実現できており、熟練した入力者以上の精度でタイムカードを読み取ることができます。

社員500名のタイムカード情報を毎月入力する場合、手作業で対応すると毎月40時間の工数が発生します（1枚につき5分で計算）。DX Suiteは1枚当たり30秒以下で読み取ることができるため、前後の処理を含めても約5時間で入力業務が完了します。また手作業で入力する場合は常時作業に従事する必要がありますが、DX Suiteは読み取りたいタイムカードのアップロードからCSV化まで自動で対応してくれます。そのため退勤時間前にタイムカードの読み込みを開始させ、翌朝読み込み結果をダウンロードする、などといった運用も可能です。
また毎月40時間の入力業務を派遣社員に依頼する場合、毎月124,000円のコストが発生します（派遣社員の時給が3,100円の場合）。DX Suiteで読み取る場合、項目抽出という機能を用いることで、1画像につき30円で読み取ることができます。DX Suiteの毎月の利用料金を含めて計算しても、500枚のタイムカードを月42,000円で処理することができます（BBS試算：Liteプランの場合）。
このようにタイムカード情報の入力をDX Suiteに任せることで、「時間」「お金」どちらも節約することが可能になります。

このように、タイムカード入力業務にDX Suiteを導入すれば、精度、コスト、工数と複数の面で業務を効率化することができます。

「いやいや、弊社のタイムカードは癖が強いからDX Suiteでは自動化できないよ」
「AIツールの導入って大変なんでしょう？」
コラムを読んでいただいた方のなかには、このように感じた方もいらっしゃると思います。

まずはお気軽に、BBSへご相談ください！
機能の紹介から、御社のタイムカードや書類が読み取れるかどうかの検証まで、当社にてサポートいたします。

今後もDX SuiteやDXに関するさまざまな事例を紹介する予定です。
今回のコラムが皆様の業務の一助となれば幸いです。