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中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京株式会社様

ACT-MBB調達・購買システムの構築

Web-EDIによる業務効率化と見積選定の透明性確保実現に向け、ACT-MBB調達・購買テンプレートを導入。

Web-EDIによる業務効率化と見積選定の透明性確保実現に向け、ACT-MBB調達・購買テンプレートを導入。

お客様プロフィール

中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京株式会社
経営企画部 契約審査課 様

  • 設立:1972年9月
  • 本社所在地:東京都新宿区西新宿1丁目23-7 新宿ファーストウエスト 9F
  • 従業員数:約870名(2019年1月現在)
  • 事業内容:高速道路の土木・施設保全管理/コンサルティング・調査・分析/技術開発

概要

東名高速道路や中央自動車道など日本の大動脈を45年以上にわたって確かな技術で守り続け、高速道路の重要な使命である安全・安心・快適性の確保に日夜努めている、中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京様。
同社は、見積依頼 - 見積書受領 - 契約決定までの一連業務の効率化を目指し、「ACT-MBB調達・購買テンプレート」を導入。社内システム名を「NBsys」と命名し、業務フローの見直しとともに、業務にFitするようカスタマイズを実施。NBsys導入により、業務効率化だけでなく内部統制強化にも貢献しています。

内部統制強化の為に、業務負荷が高くなる中で、Excel管理の限界

中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京様は、高速道路の安全を守る為、点検・保全工事・調査など、多種多様な業務をおこなっております。業務範囲が広く、関係する協力会社の数も多い為、協力会社管理・発注・契約のプロセスは複雑になっていました。同社では内部統制強化に向け、各事業部で行っていた、見積依頼 - 見積書受領の業務を、経営企画部契約審査課に集約する事が決まりました。少ない人員で正確且つ効率的に業務を行う事が求められ、業務フローの見直しとシステム化に着手しました。同社経営企画部契約審査課の灰本様は、「システム導入前は、協力会社情報や見積・契約情報はExcel管理、見積書受領はメールを基本とした業務となっており、人手が多く掛かる作業の為、正確性と効率化を両立するのは困難であった」と当時を振り返ります。

段階的な導入・業務にFITしたシステム構築

こうした中で、2017年からシステム化の検討が始動します。

  • 協力会社情報・契約情報の一元管理(データベース化)
  • 見積・契約手続きの効率化(Web-EDI※1を活用した見積取得)
  • 内部統制強化(業務実施方法をシステムに一本化)

を主な狙いとして検討し、「調達購買業務ノウハウ・業務理解度の高さ」と「システムの拡張性が高い」点を評価し、BBSをパートナーとすることを決定しました。

まずは、Excelで管理していた協力会社情報管理のシステム化からスタートし、ステップ分けして機能拡張を行いました。同社経営企画部契約審査課の関野様は「業務要件やフローの整理、画面レイアウトの確認など、綿密に仕様を決定したとしても、稼働させてみると "もっとこうすればよかった!" "ここを少し変更すると凄く良くなる!" と言った改善アイデアが次々に出てきました。BBSはニーズをしっかりと確認した上で、定着化支援や積極的な改修提案により柔軟に対応してくれ、痒いところに手が届く業務にFitしたシステムが構築出来たと思っている」と、語ります。

また、画面レイアウトを自由に変更できるMBB開発フレームワークのメリットを活かし、直感的で分かりやすいユーザインターフェイスを目指しました。特に、Web-EDIの画面は、社外の協力会社の方々が使用するため、シンプルな画面設計で、運用後の問合せを減らす工夫を行いました。外部に契約情報が流出することが無いように、データベースを分けるなどの高いセキュリティー対策※2を実施しました。

※1 Web-EDI (Electoronic Data Interchange)、企業間の情報のやりとりを、インターネットを通じで行う事を指す。今回は、見積依頼と見積提出において活用。

※2 WAF(Web Application Firewall)や通信暗号化により、契約情報等の漏洩や改ざんを防ぐ、高いセキュリティ環境を確保。

システム化による業務効率化・統制強化に貢献

システムの導入にあたり、業務プロセスの見直しや社内規程の変更・整備をおこない、見積依頼から契約に至るまでのリードタイムは半分以下となりました。メール・郵送による協力会社とのやり取りは、Web-EDI経由となり、事務作業や郵送費の削減に繋がりました。

同社経営企画部契約審査課の鶴我課長は、「処理状況ステータスを一覧画面で確認できるようになり、今日何の作業をしないといけないのか?自部署の残作業は?遅れている作業はないか?などを一目で確認でき、作業のモレや遅れの防止に役立っている。また、システム導入前は、個人や部門内で管理していた協力会社との見積書の授受は、Web-EDI化により透明性が確保され内部統制強化に繋がっている。」と語ります。また、同社経営企画部の鈴木部長は、「BBSは業務を理解して、システム化の提案をしてくれる為、当社業務に適したシステムが構築出来た。今後の改善テーマも継続して支援をお願いしたい。」と評価します。

処理状況ステータス画面

システム概要

システム概要

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