近年、多くの日本企業においてDXを推進していますが、何から取り組めば良いかわからず、思うように推進できていないというケースも見られます。そのような企業においては、最初の取り組みとして業務のペーパーレス化から始めることが考えられます。DXとは“Digital Transformation”の略語であり、企業や事業全体のあり方をデジタル技術によって変容させながら、より高度で継続可能な仕組みをつくる取り組み全体を指します。また、ペーパーレス化とは、各業務において紙の書類や文書を電子化し、電子データで情報を伝達・保管することを指します。DXは企業が柔軟な体制を構築し、時代の変化に応じた変革を行うことを目的とするのに対して、ペーパーレス化はDXのための一つの手段になります。
一般的なDX推進は以下のステップになると考えられます。
1．デジタイゼーション（Digitization）
アナログ・物理データのデジタルデータ化
例）紙で作成された書類などをスキャンすることで電子データにすること
2．デジタライゼーション（Digitalization）
個別の業務・製造プロセスのデジタル化
例）アナログデータをデジタルデータに変換する（そのままシステムに取り込んで利用可能な状態にする）こと
3．デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）
組織横断／全体の業務・製造プロセスのデジタル化、“顧客起点の価値創造”のための事業やビジネスモデルの変革
ペーパーレス化はこのステップ1および2に該当する取り組みになります。業務のペーパーレス化により、従来から行われている紙の書類をベースとした業務プロセスで生じるデメリットと、ペーパーレス化後の業務プロセスのメリットとして以下のものが挙げられます。
紙ベースの業務のデメリット
- 紙がある場所に移動しないと作業ができない
- 情報の共有がしにくい
- 紙の印刷、送付、保管などのコストが多額に発生する
- 紛失などにより物理的になくなってしまう
ペーパーレス化によるメリット
- データで情報共有が可能となり、遠隔地からも情報にアクセス可能となるため、テレワークに対応しやすくなる
- 紙の印刷、送付、保管により生じるコストが削減できる
- 紛失などにより物理的になくなるリスクが軽減され、セキュリティ強化につながる
ペーパーレス化だけでDXは完結するものではありませんが、DX推進においてペーパーレス化は避けて通れない取り込みと考えられます。国がDXに関して示した「直ちに取り組むべきアクション」においても紙書類の電子化やペーパーレス化が挙げられています。ペーパーレス化を行うことで、その直接的なメリットを享受できるだけでなく、業務プロセスを見直し、さらなるDX推進の基盤を構築することもできます。
このことから、DX推進の最初のステップとしてペーパーレス化から着手することが良いと考えられます。
