脱ハンコからスタートする人事業務の効率化

人事コンサルタント（人事コンサルティング事業部）
  • 本格的な在宅勤務の流れをうけ、長く日本企業に根付いてきた印鑑使用が見直されてきています。政府も印鑑使用の原則廃止を全府省に要請する等、今後ますます見直しが進められるでしょう。
  • 脱ハンコといっても、その方法は何通りかあります。もともとの発端は「在宅勤務で押印ができず、手続きが滞ること」でしたので、それを解決するためには「電子印に変える」「申請システムを導入する」といった方法をとることもできます。しかし、いずれも変えることに時間や費用がかかります。
  • そのため、まず考えるべきは「承認行為自体を無くせないか？」です。そうすれば「承認の必要はない」「承認者を減らせる」「情報共有のみならファイル共有するだけで済む」等、作業を簡略化し、脱ハンコだけでなく工数削減につなげることが可能です。
  • 業務効率化で最も優先すべきは「処理を無くす・減らす」ことだと考えています。理由は他の業務効率化の方法（システム化する等、別の方法に置き換える改善等）よりも効率化することへの時間がかからず、日常の業務が忙しい中でも変えることが可能だからです。
  • 特に人事業務は前任者から引き継いだ方法＋αで新しい対応をしている、ミスが起こる都度チェック過程を増やした等で、経年とともに処理が増える傾向にあると感じています。そのため、無くしても問題ない余分な処理に時間を費やしている例を多くみてきました。
    まずは「無くせる処理」「減らせる処理」がないか、日常の業務をしながら探してみてください。

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