【プチ事例】取引先マスタ登録の自動化編

経理部では従来、取引先マスタの登録は担当者が手作業で行っていました。
単純作業とはいえ、各種システムに合わせて少しずつフォーマットを変えたり、データ加工をしたりと何かと手間の掛かる作業です。
これが自動で行えれば良いのですが、残念ながら自動化のためのインターフェイス実装は、コスト面などの問題でシステム開発の対象から外されてしまっていました。

担当者のつらさ3選

1. 複数のシステムに登録しなければならない面倒さ
2. ミスできない心理的プレッシャー
3. 繁忙期に人を待たせてしまうことへのストレス

まず1番目について見てみましょう。
経理部で使用しているシステムは経費精算システム、会計システム、請求書受領システムなど多岐にわたります。
それぞれにバラバラのパッケージが用いられていることも多く、システムごとにフォーマット変換やデータ加工などの対応が必要です。非常に面倒に感じてしまいますね。

2番目について見てみましょう。
取引先マスタの情報のなかには連絡先や振込先の口座情報なども含まれます。
もしも誤って登録してしまうと、情報漏洩や支払い事故につながる可能性もあるため、急いでいたとしてもミスなく正確に登録しなければなりません。プレッシャーを感じてしまいますね。

最後に、3番目について見てみましょう。
月末、月初などの繁忙期には「締め処理に間に合うよう、急いで対応してほしい」といった急を要する依頼も増えてきます。
とはいえ、急ぎの依頼であっても、重なると順番に対応していくほかなく、結果的に依頼者に「待ち」が発生してしまいます。
対応が遅れてしまうとクレームが入ることもあり、つねに人を待たせることへのストレスを抱えてしまいます。

担当者のつらさの原因となり得る単純でかつ繰り返しの多い作業は、RPAを使ってラクができます！
面倒なデータ加工や、後回しにできないシステムへの登録作業をRPAに肩代わりしてもらうことで自動化が実現できました。

RPAによる自動化のメリット3選

1. 短時間、低コストで実装可能
2. プレッシャーや単純作業からの解放
3. 作業の遅れがなくなり不満が減少

まず1番目について見てみましょう。
RPAはノーコードを謳っており、プログラミング知識のない業務担当者でも実装することが可能です。わざわざシステム開発を外注しなくても内製でコストを抑えることができます。また、思い立ったらすぐ開発に着手できますし、通常のシステム開発よりも規模が小さいため短期間での実装も可能です。

2番目について見てみましょう。
繰り返し行っていたデータの加工や登録作業をRPAが肩代わりしてくれることで、単純な繰り返し作業からのみならず、絶対にミスできないというプレッシャーからも解放されます。
担当者は空いた時間でリラックスしてほかの業務にも取り組むことができるようになります。

最後に、3番目について見てみましょう。
月末、月初の繁忙期などに自分の手が空いていなくともRPAが作業を肩代わりしてくれるため、遅延が減り周囲の不満もなくなります。周囲の人を待たせることがなくなり、気持ち良く仕事ができるようになりますね。

単純だけれど繰り返しの多いマスタ登録作業はRPAで自動化し、ラクをしませんか？

「理屈はわかったけれど、具体的に何から始めればいいの？」
「マネしたいけれど、RPAについては初心者のため開発段階で行き詰まってしまった……」
コラムを読んで共感いただいた方のなかには、このような思いの方もいらっしゃると思います。

まずはお気軽に、BBSへご相談ください！

今後もさまざまな事例を紹介する予定です。
少しでもご興味をお持ちいただき、皆様の業務の一助となれば幸いです。