【事例】契約書管理の自動化

ファル（岡村）

契約手続きの電子化はすさまじい勢いで普及しました。
しかし、契約書ファイルの保管作業は依然手作業のまま。
「ちょっとした作業だけれど、数が多いと面倒……」と感じることも。

その負担、RPAでラクにしませんか？
今回は、契約書ファイルの保管作業をRPAで自動化した事例を紹介します。

以前は手作業していました

これまで、営業担当者は契約書を受領次第、自分で営業管理システムへの保管作業を行っていました。
短時間でできる作業ですが数が多いと手間ですし、契約は繁忙期に集中しやすいこともあり、積もり積もって時間外労働につながることもありました。

  • 電子契約システムから契約締結メールを受信

  • メールに添付された契約書を管理用フォルダーへ保管

  • 営業管理システムで当該の商談情報を検索

  • 契約書をアップロードし、その情報を手入力

  • 保管作業が面倒

    単純作業でも数が多いと手間になる。
    面倒に感じ、ストレスがたまってしまう。

  • 時間がない

    作業が月末月初に集中する。
    ほかにも業務があるのに手が回らない。

  • 後回しにできない

    契約書を保管してからでなければ
    受注業務に進めない。

自動化してみました

営業担当者が契約書を受領して以降の一連の作業について、RPAを使って自動化しました。
RPAが肩代わりしてくれることで単純作業から解放され、繁忙期でも時間に余裕ができ、時間外労働も減りました。

  • 電子契約システムから契約締結メールを受信

  • メールに添付された契約書を管理用フォルダーへ保管

  • 営業管理システムで当該の商談情報を検索

  • 契約書をアップロードし、その情報を登録

  • 単純作業から解放！

    RPAが自動で行ってくれるため手間がなくなった。
    面倒に感じていた単純作業が不要に！

  • 時間外労働をカット

    仕事をため込む心配がなくなった。
    時間外に無理してまで作業する必要なし！

  • 関係者を待たせない

    RPAが作業を肩代わりすることで、
    受注業務に集中することができるようになった。

おわりに

今回はRPAを使って契約書管理を自動化する事例を紹介しました。
自動化が実現した結果、単純作業からの解放、時間外労働の削減、関係者を待たせるストレスの軽減などの効果が得られました。
思い立ったらすぐ試せるツールを利用し、皆様も新しい働き方にチャレンジしてみませんか？

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