【プチ事例】クラウドとのデータ連携の処方箋──自動化で“忘れない日次業務”を実現

クラウド型の業務システムが広まり、標準機能として“自動化”が搭載されているサービスも増えてきました。
しかし現場では、「自動化のはずなのに、毎日人の手が必要な工程が残ってしまっている」という悩みが根強く残っています。
その理由は明確で、クラウド標準の自動化機能にも“カバーしきれない領域”があるからです。
このコラムでは、その“カバーしきれない領域”をどう埋めるのか──この問題の有効な解決策となる「クラウドの自動化＋RPA」ハイブリッド構成の3つの効能に沿ってお伝えします。

便利なクラウドサービスですが、最新データがクラウド上に集約されていなければ真価を発揮できません。
でも、一つひとつデータを更新していくのは手間……。また、データ更新自体にはエージェントなどのクラウド標準の自動化機能を使うにしても、更新用のデータを所定のフォルダーに置くなどの作業は自動化が難しいため、誰かがやらなければならない……。
そのため現場では、システムからデータファイルをダウンロードし、ファイルを編集してクラウドサービスに取り込める状態にするという“更新の前工程の手作業”がどうしても残りがちです。

この一連の作業は地味ですが、更新忘れなどのミスが許されません。
さらに属人化しやすく「結局、毎日自分がやらなくてはいけない」という担当者の負荷につながります。

クラウド標準の自動化機能はとても優秀ですが、構造上カバーできない範囲があります。
とくに、下記4点のようにクラウドの“外側”で行われる工程は守備範囲外です。

1. 元データの取得
2. データの加工・変換
3. ファイルの命名・配置
4. インポート前後の処理

そのため、「自動化したのに手作業が残り続けてしまっている」という声が出てくることも珍しくありません。

ここで力を発揮するのがRPAです。
RPAであれば、クラウドの“外側”で行われる工程を端から端まで全自動化してくれます。
クラウド標準の自動化機能の“カバーしきれない領域”をRPAがまるごと引き受けてくれるのです。

効能1．はやい──開発範囲が少ないから実現が早い

クラウド標準の自動化機能で“カバーしきれない領域”だけをRPAで補完するため、一からすべてを開発する必要がありません。
「クラウドの機能がやってくれる分は任せ、残った分だけをRPAで自動化する」という構造が、開発スピードを最大限に引き上げます。

効能2．やすい──追加投資不要で始められる

すでにRPAを導入している企業であれば、新しいツールを購入する必要はありません。
また、RPAはノーコードを謳っており業務担当者が自身で開発できるため、外部開発費用も抑えることができます。
部分的な自動化から始めて段階的に拡張できるため、大規模投資は不要です。

効能3．うまい──品質が良い（安定性と精度を両立できる）

すべての作業をRPAで自動化しようとすると、画面操作が絡み安定性に課題が出るケースがあります。
しかし、ハイブリッド構成では“役割分担”が明確で、安定性のリスクを抱えた画面操作の部分はクラウド標準の機能に任せることができます。
RPAを活用するのはクラウドの“外側の作業”に限定されるため、設計もシンプルになります。
クラウド標準機能＋RPAの組み合わせにより「必要な部分だけRPAで人の操作を代替する」設計が可能となり、その結果「品質の高い自動化」が実現します。

クラウド標準の自動化機能は年々進化しています。
しかし、どれだけ優秀でも「クラウドの外側で行われる前後工程」まではカバーしきれません。
その“カバーしきれない領域”をRPAが補完することで、初めて本当の自動化、すなわち“忘れない日次業務”が実現します。

クラウド標準の自動化機能だけでは埋めきれない領域。
それを埋めるのは、今もなおRPAです。