WinActorで手軽に！　画像データ入力の自動化

件数が極端に多くない帳票（画像ファイルやPDFファイルなど）を見ながらの入力作業は、効率化したいと思っていても、「RPAをつくり、さらに画像読み取りのためにAI-OCRを設定するまでの業務ではない」という理由から、自動化されず手作業のままになりがちです。
本コラムでは、そうした経緯から入力作業の自動化を断念していた方に向けて、WinActorの新機能「生成AI連携」を活用した、帳票入力の自動化のアプローチを紹介します。

WinActorは、PC上で行われるさまざまな作業を自動化できるRPAツールです。
PC操作を実行するための部品が豊富に用意されており、それらを組み合わせることで、人が行っている作業をそのまま代替させることが可能です。
また、ユーザーの作業を記録し、シナリオとして生成する「自動記録モード」を使用することで、初心者の方でも簡単に作業を自動化できます。Microsoft 365、Google Workspace、Boxなど、主要なクラウドサービスと簡単に連携できる点も特長です。

2026年2月現在の最新版であるWinActor Ver.7.6.0には、生成AIと連携し、画像データから文字情報を取得・出力できる「生成AI連携」が追加されました。
本機能を活用することで、従来は人手で行っていた画像・帳票の確認や転記作業を、RPAの自動処理フローに組み込むことが可能となります。
特徴的なのは、画像から抽出したい項目を文章で指定できる点です。これにより、座標指定による設定を行うことなく、必要な文字情報を取得することができます。
「この位置の文字を読む」と設定する必要がないため、書類のレイアウトが多少変わってもシナリオ修正の手間が発生しにくく、現場での運用負荷を抑えられる点も特長です。

本機能は、我々がBBS社内で試した限りでは、高度な意味解釈や複雑な判断をともなう文字情報の取得・出力は難しいと感じるものの、帳票によっては実務に耐え得る活用も可能です。その例を以下に紹介します。

ここでは、WinActorの生成AI連携機能の活用イメージの1つとして、在留カード情報のシステム入力作業を想定したフローを紹介します。
外国籍社員の入社時や在留資格更新時は、在留カードの内容を確認し、人事システムへ情報を入力する作業が発生します。

これは、以下のようなシナリオで自動化できます。

1. 指定フォルダーに格納された在留カードの画像をWinActorが取得
2. 画像データから氏名、在留資格、有効期限などの項目を文字情報として抽出
3. 抽出データをもとに、人事システムへ自動入力

BBSで実際に試してみたところ、在留カードから指定した14項目を抽出のうえすべて問題なく読み取り、システムに自動入力することができました。
このような自動化により、担当者は転記作業に追われることなく、内容確認やイレギュラー対応など、人が行うべき作業に集中できるようになるでしょう。

今回は、件数が極端に多くはないものの、1件当たりの確認・入力に手間が掛かり、負荷につながりやすい定型業務を例に、WinActor Ver.7.6.0の生成AI連携機能を活用した、現実的な業務効率化の考え方と活用イメージを紹介しました。
画像からの文字の読み取り・入力の自動化においては、必ずしも大規模なシステム開発や高機能ツールを導入する必要はありません。
既存のWinActor環境を活かしながら、自社の業務に合った形で効率化を進めるための一つの参考例として、ご活用いただければ幸いです。ご一読いただき、誠にありがとうございました。