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システム化計画

システム化計画

背景

特に基幹業務システムの更改では、ハードウェア、ソフトウェアの保守期限が終了することや、機能改修のコストが高額になっていることが最初の理由となることが多くなっています。しかし、システムはビジネスにおいて利益を生むための道具である以上、システム投資は明確な効果が必要となります。現在のビジネス活動においてシステムは必要不可欠なものではありますが、経営面からは導入の目的が単純な入替であってはならないのが現実です。システム更改においては、その目的を明確にした上で適切な計画を策定する必要があります。

1システム運営コストが高額となっている

パッケージシステムを導入したが、従来業務の変更が困難であったことより相当量のカスタマイズをしたため、維持管理のための運用・保守費用や機能変更のための費用が都度高額となってしまっている。

2外部・内部環境の変化に対応しきれなくなっている

外部環境や内部環境の変化が多く発生しているが、導入済システムの機能が対応できていない、または、変更対応が間に合わないため、エクセル等の活用で代替している。このエクセル利用の業務では業務負荷の増大、不正情報の発生(入力ミス等による)、業務が属人化するなどしてしまっている。

3システム更改と同時に業務の統一化・効率化、コスト削減を実現したい

システム更改(刷新)を検討しているが、更改と同時に業務の全社統一・効率化等により、コスト削減を実現したいが、どこまでの業務を効率化できるかの見極めが困難である。

4新技術の導入(マニュアル業務のIT化)やBPO(外部委託)を活用したい。

最新技術を活用することや、一部業務を外部委託するなどして、業務プロセスを抜本的に改革したいが、どのような技術を採用すべきであるか、またはどこまでをどのように外部委託すれば最も効果が期待できるのかの判断のための情報が不足している。

5自社固有業務に一致するパッケージシステムの選定ができない

長年培ってきた固有業務があり、この固有業務の継続範囲とパッケージシステムへ適合させる範囲を明確にした上で、どのパッケージシステムを選定すべきかの判断が困難である。

システム化計画の狙い

システム化計画を適切に立案することは、最終的には期待している効果を最短、低コストで実現することにつながります。

1業務とシステムのバランスのとれたプロジェクト推進の実現

システム導入では、システム面、業務面のバランスのとれた検討が必要となります。適切なシステム計画を策定・立案することで、システム制約と業務要件の衝突を避け、業務要件を満たすことが可能になり、最低限の負荷でプロジェクトを推進することが可能となります。

2最適なシステム方式・パッケージシステムが選定される

的確なアプローチにてシステム化計画を策定・立案することで最も適合したシステム方式・パッケージシステムの選定が可能となり、運用・保守を含めたシステム利用期間の視点からも必要最低限の投資につながります。

フレームワークとアプローチ

システム化計画を策定する際には、大きく3つのステップを経て必要事項を決定していきます。

フレームワークとアプローチ

1目的の明確化

目的の明確化

システム導入では、何を目的とするかを明確にしていきますが、この時、経営目標に照らし合わせて、その目標到達のためにどの事業でどのような方法で到達するのか、その時の業務はどうすべきか、システムはどうなっているべきかを意識して決定します。また、経営面からのみでなく、現場で発生している課題を解決することも重要となり、この双方からのアプローチが必要となります。

2投資対効果の見極め

投資対効果の見極め

目的が明確になったことで、システム導入によってどの程度の効果が期待できるかが判明します。この効果に対して、どこまでの投資が可能となるかが導き出せます。これにより、対象範囲が決定できますが、目的毎の優先順位についても事前に決定しておきます。

3最適システム構成と適合パッケージの選定

システム導入において目的が明確になった上で、その目的を実現するためにどのようなシステムで実現すべきかを決定していきます。このとき、要求内容に応じて、最適なシステム構成、システム方式を選択する必要があります。一般的に経営面からはデータの一元化が理想とされますが、業務特性を考えた場合、必ずしも同一システムに全ての機能を組み込むことが正解とは限りません。

最適システム構成と適合パッケージの選定

4導入方法・導入スケジュール

導入方法・導入スケジュール

特に基幹業務システムを導入する場合や、複数のシステムを導入する場合は、周辺システムや進行しているプロジェクトを意識してスケジュールを決定する必要がります。また、このスケジュールの決定では、ビジネスの変化についても意識する必要があります。

5適正なパッケージシステム(製品)・ベンダー選定

複数の候補パッケージシステム(製品)や候補導入ベンダーが挙がっている場合は、RFP(提案依頼書)を作成して、評価・決定していきます。RFPを作成することは最適な製品・ベンダーを決定することが目的であることは当然ですが、正確な情報(実現したい事項、依頼する事項等)を明文化することで、誰が読んでも、その内容が的確に把握でき、その内容のもとで提案がされることが目的となります。この限りでない場合、ベンダーの独自解釈により、異なる範囲を前提とした提案、また、見積り費用のばらつきが発生してしまいます。この結果、正確に比較できない、つまりは最適な製品・ベンダーを選定できないことになります。

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