AIを活用した効率的なマニュアル作成

先日、IPOをめざしているお客様より相談を受けました。経理業務が属人化、ブラックボックス化しており、担当者が何をやっているのかわからなくなっているので、早急に見える化したいとのことでした。

IPOをめざすか否かにかかわらず、経理業務が属人化、ブラックボックス化していると、「担当者の異動・退職によりノウハウが失われる」「誤謬の発見が遅れる」「担当者の不在時に業務が停滞する」といったリスクが高くなるので、早急に改善すべきであるといえます。

多くの企業が業務の属人化、ブラックボックス化は解消すべきであると認識しているのに、実際には業務内容を記載した文書が作成されないため、結果として属人化、ブラックボックス化が発生しています。

業務の属人化、ブラックボックス化の解消には、業務の明文化、すなわち業務マニュアルの整備が真っ先に考えられます。しかし、業務マニュアルの整備は、担当者の業務負荷が大きいことから、なかなか進まないケースが多く見られます。あるいは、業務マニュアルはあるものの、適時に更新されないため、陳腐化しているケースも見られます。

経理業務に精通した社員の異動・退職が見込まれる場合、その前にマニュアルを作成・更新しておく必要がありますが、日常業務を行いながらマニュアルを作成・更新することは担当者にとって負荷が非常に大きいことです。これでは、マニュアルが作成・更新されず、業務の属人化、ブラックボックス化が解消されなくなってしまいますので、担当者の負担を減らしつつマニュアルを作成・更新する方法を考えたいと思います。

近年では情報技術の発達により多くの業務サポートを受けられるようになり、マニュアル作成・更新においても、AIを活用することにより従来に比べ業務の負荷を大幅に減らすことができるようになりました。

例えば、以下の手順で作成する方法があります。

1. 業務担当者が、業務概要を箇条書きにしたメモを用意する
2. マニュアル作成者（以下、作成者）が、AIに（1）のメモを読み込ませ、マニュアルの叩き台を作成する
3. 作成者が、業務担当者に業務内容をヒアリングし、（2）で作成した叩き台を見直す（加筆・修正する）
4. 作成者が、（3）で加筆・修正した叩き台を清書し、マニュアルとして完成させる
5. 業務担当者が、マニュアルの記載内容に誤りがないことを確認する

先日、お客様の業務マニュアル作成プロジェクトにおいてこの手順を用いた結果、短期間で効率的に作成できました。

以前であればすべて人の手により作成しなければならなかったマニュアルも、近年ではAIの活用などにより、以前よりも効率的に作成できるようになりました。一方で、業務マニュアルは作成しただけではあまり意味がなく、業務内容の変更に合わせて適時に更新し、日常業務において継続的に使用することが必要です。

業務マニュアルがないので作成したいが、何から手を付けたらいいかわからない、マニュアルを作成したが、誰にも読まれないので、社内で読んでもらえるように工夫したいなど、マニュアルに関してお困りのことがありましたら、ぜひBBSにお声掛けください。“業務整理やマニュアル整備の経験を有するコンサルタント”が誠意を持って対応いたします。

また、効率的なマニュアル作成（業務の見える化）だけでなく、リスク・統制の観点を踏まえた業務改善、運用定着化まで支援することも可能です。