国税関係書類のスキャナ保存について

働き方改革・生産性向上を図る上での有効な方策の1つが紙から電子メディアへの移行、すなわち「ペーパーレス化」ですが、現在、仕訳帳や総勘定元帳、補助元帳などの「帳簿」に関しては、ITソリューションの活用によるペーパーレス化が徐々に進んでいます。

一方、帳簿の基礎資料となる契約書や注文書、請求書といった「書類」に関しては、スキャンデータの「真実性」や「可視性」について厳しい法要件が存在したこともありペーパーレス化がなかなか進まず、その確認や保存を担当する経理部門などの従業員にとって大きな業務負荷となっているのが現状です。

近年実施された「電子帳簿保存法」の改正は、この状況を変えるものです。法改正で適用要件が緩和されたことで、これまで難しかった業務のペーパーレス化が一気に加速すると期待されています。

改正法ではスキャナ保存書類への電子署名が不要になったほか、対象が「3万円以上の書類」に拡大されました。さらに、スキャニングについても、従来の「固定式スキャナ」だけでなく、スマートフォンやタブレットを使った画像撮影も認められるようになりました。これによって、遠隔地にいる従業員がスキャニングした領収書なども保存書類として取り扱えるようになり、原本を保存する必要性もなくなりました。ある企業の事例では、従来は東京の拠点に勤務する従業員が受け取った請求書を九州の経理事務センターへ送付するのに2日を要していましたが、ペーパーレス化でこの時間が短縮され、決算の早期化につながっています。

ただし、実際にシステムを構築してペーパーレス化を進めていく際には、注意すべき点もあります。特に重要なのは、法要件への的確な対応です。申請段階では気づかなかったシステムの不備が数年後に税務調査で発覚し、ペナルティを受けるといったケースも存在します。こうしたリスクを回避するには、構想段階からの十分な検討が必要です。

BBSでは、ペーパーレス化による業務効率の向上をめざすお客様のために、ヒアリングや現状調査を通じて業務における課題を抽出・分析。お客様と「あるべき姿」を共有しながらシステム構築を進めています。会計・税務の実務に精通したスペシャリストを多数擁する当社は、実務上使いやすく、かつ法的要件を満たすシステムの設計から開発、税務当局への申請、運用サポートまでを一貫してサポート。開発段階で法的に不明確な要素があれば、お客様とともに税務当局に確認し、細部まで法要件に的確に対応したシステムを構築します。

またBBSでは、RPAをはじめ先端技術の採用による入力作業などの自動化や、課題分析に基づく会計・税務業務の標準化に向けた計画立案・実施など、お客様のニーズに応じた多様な提案を行っています。さらに、今後は貿易業務への対応や、業界固有の法要件のもとで事業を展開しているお客様へのサービスも拡充していきます。